Акт выполненных работ для фрилансера и самозанятого: образец и правила

Акт выполненных работ — документ, в котором заказчик подписью подтверждает, что получил от вас работу и не имеет к ней претензий. Готовите акт вы, а подписывают его обе стороны. Фрилансеру он нужен по двум причинам. Без акта бухгалтерия компании-заказчика может не провести оплату, и деньги задержатся. А если заказчик откажется платить, подписанный акт станет главным доказательством того, что работа сдана и принята.

Ниже разберём, когда акт обязателен, что в нём писать, как подписать его удалённо и что делать, если заказчик не подписывает акт. Образец, который можно скопировать, стоит в середине статьи.

Когда акт нужен, а когда можно без него

Ответ зависит от вашего статуса и от того, кто ваш заказчик.

Компании и ИП ведут учёт и каждую операцию подтверждают первичным учётным документом (статья 9 закона № 402-ФЗ о бухучёте). Первичный документ — бумага или файл с подписями, который доказывает, что операция была. Когда заказчик платит исполнителю за работу, таким документом служит акт. Без него заказчик не сможет учесть оплату в расходах. Если вы работаете без статуса, компании акт нужен ещё и для того, чтобы удержать с выплаты НДФЛ.

С самозанятыми правило мягче. Самозанятый регистрирует каждое поступление денег в приложении «Мой налог» и выдаёт заказчику чек. По закону заказчику этого чека хватает, чтобы учесть расходы (статья 15 закона № 422-ФЗ). Но бухгалтерия компании по внутренним правилам может попросить акт, чтобы видеть, за что заплачены деньги. Спорить с этим нет смысла, акт занимает одну страницу.

С частным лицом акт оформлять необязательно. Но если работа крупная, например сайт или фирменный стиль, подпись заказчика под актом поможет взыскать деньги, если он откажется платить. Как действовать в такой ситуации, разобрано в статье что делать, если заказчик не платит.

Зачем акт вам самим

Для договора оказания услуг акт, строго говоря, не требование закона: результат можно подтвердить и по-другому, даже просто фактом оплаты. Но попробуйте доказать это юристу и бухгалтеру клиента. Так что проще принять акт как данность. Тем более у него есть два полезных для вас свойства.

Акт ставит точку в ваших обязательствах. Обычно они заканчиваются в день подписания акта: клиент принимает работу и тем самым соглашается, что больше ничего не ждёт. Это защищает от бесконечных просьб «кое-что ещё доделать». Обязательства клиента заканчиваются в день платежа.

Акт делает аванс вашими деньгами. Пока акт не подписан, аванс — это обязательство: клиент вправе передумать и попросить деньги назад. Когда акт подписан, у вас появляется долг клиента, а у клиента обязанность заплатить.

Акт выполненных работ или акт об оказании услуг

Название акта зависит от того, что вы сдаёте заказчику.

Если вы сдаёте результат, который можно передать и проверить, например макет, текст, сайт или ролик, документ называется актом выполненных работ.

Если заказчик платит за процесс, например за консультации, сопровождение рекламы или поддержку сайта по часам, документ называется актом об оказании услуг. В образце ниже тогда замените «выполнил работы» на «оказал услуги».

Если в заказе есть и то и другое, например вы ведёте соцсети и пишете для них посты, выберите то название, которое стоит в вашем договоре. Если договора нет, назовите документ актом об оказании услуг и перечислите в нём всё, что сделали за период. Ошибка в названии сама по себе акт не портит, но удобнее, когда договор, счёт на оплату и акт называют работу одинаково.

Что обязательно должно быть в акте

С актами та же история, что с договорами: никогда не знаешь, какая форма устроит заказчика. Иногда хватает короткого документа, который банк сам формирует по счёту, остаётся только подписать. А иногда начинается колбаса на несколько страниц, где придираются к каждой букве. Идеальный вариант — где-то посередине: без фанатизма, но с деталями. Указать, что конкретно сделано и в каком виде передано, добавить, что у сторон нет претензий друг к другу, подписать и выдохнуть.

Формально закон о бухучёте называет семь реквизитов первичного документа. Если какого-то нет, бухгалтерия заказчика вернёт акт на доработку.

1. Название документа, например «Акт выполненных работ № 12».
2. Дата составления.
3. Кто составил документ: ваши ФИО или ФИО индивидуального предпринимателя.
4. Какая работа выполнена. Если есть договор, укажите его номер и дату. Если договора нет, сошлитесь на счёт или письмо с заданием.
5. Объём и цена в рублях: количество, единица измерения, стоимость и итоговая сумма.
6. Кто подписывает акт с каждой стороны. У компании это должность и ФИО сотрудника. У вас как исполнителя должности нет, достаточно ФИО.
7. Подписи этих людей.

Печать в этот список не входит. Компании и ИП могут работать без неё. ИНН тоже не обязателен, но бухгалтерия заказчика почти всегда его просит, поэтому лучше указать сразу.

Ещё одна строка нужна, чтобы бухгалтерия заказчика не задавала вопросов об НДС. Что в ней писать, зависит от вашего статуса.

Самозанятый пишет «Без НДС, исполнитель применяет налог на профессиональный доход». ИП на упрощённой системе налогообложения в 2026 году освобождён от НДС, если его доход за 2025 год не превысил 20 млн ₽. Такой ИП пишет «Без НДС на основании статьи 145 НК РФ». Если вы ИП на другой системе или ваш доход больше 20 млн ₽, вы платите НДС. Тогда формулировку в акте выберите под вашу ставку. Это редкая для фрилансера ситуация, и её стоит разобрать с бухгалтером.

Если вы работаете без статуса, строку про НДС не пишите. НДС с вашей оплаты не начисляется.

Образец акта

Ниже акт самозанятого, который сдаёт работу компании. Квадратные скобки замените своими данными. Если вы ИП на упрощённой системе, замените строку про НДС формулировкой из предыдущего раздела.

АКТ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ № [номер]

г. [ваш город], [дата]

Исполнитель: [ваши ФИО], ИНН [номер].

Заказчик: [название компании], ИНН [номер], в лице [должность и ФИО того, кто подписывает].

Основание: договор № [номер] от [дата].

1. Исполнитель выполнил, а Заказчик принял следующие работы:

Итого: 40 000 рублей. Без НДС, исполнитель применяет налог на профессиональный доход.

2. Работы выполнены в полном объёме и в срок. Заказчик претензий по объёму, качеству и срокам не имеет.

Исполнитель: [ФИО] / [подпись]

Заказчик: [должность, ФИО] / [подпись]

Если заказчик ИП, вместо названия компании напишите «Индивидуальный предприниматель [ФИО]» и уберите «в лице». Если работа шла этапами, делайте отдельный акт на каждый этап. Если заказчик платит вам фиксированную сумму каждый месяц, удобно подписывать один акт в конце месяца и перечислять в нём работы за месяц. Про такую схему оплаты подробнее в статье про ретейнер.

Как подписать акт удалённо

Бумажный акт с подписью от руки годится всегда, но обмен оригиналами по почте может занять неделю. Есть три способа быстрее.

1. Скан. Вы подписываете акт и отправляете скан, заказчик возвращает подписанный скан. Бухгалтерия заказчика может провести оплату по скану сразу, а бумажные оригиналы вы досылаете почтой. Если в споре дойдёт до суда, суд может попросить оригинал, поэтому храните его.
2. Электронный документооборот. Это сервис, через который компании обмениваются документами с электронной подписью, например Диадок или СБИС. Если заказчик им пользуется, он пришлёт вам приглашение. У нас ЭДО использует чуть меньше половины клиентов, обычно это консалтинг, крупные агентства, банки и их дочки. Один пакет документов обходится примерно в 10 ₽, в десятки раз дешевле курьера. Подводный камень: разные операторы ЭДО по умолчанию не обмениваются документами друг с другом, нужно настроить роуминг. Вам понадобится электронная подпись. ИП может получить её бесплатно в налоговой, самозанятому проще договориться с заказчиком о третьем способе.
3. Электронная почта с условием в договоре. По закону об электронной подписи стороны могут договориться, что документы с определённых адресов равны подписанным от руки (статья 6 закона № 63-ФЗ). Для этого укажите в договоре адреса сторон и условие, что акт, отправленный с них, равен подписанному. Тогда подписанным считается и акт, который заказчик прислал с этого адреса или подтвердил ответным письмом.

Какой способ выбрать, решите с заказчиком до начала работы и запишите в договор. Готовые формулировки есть в статье про договор фрилансера.

Если заказчик не подписывает акт

Заказчик может молчать неделями, а может прислать «есть замечания» без объяснений. Что делать, зависит от того, есть ли в вашем договоре срок приёмки.

Если в договоре есть срок приёмки

Удобная формулировка для договора выглядит так. Её можно скопировать в раздел о приёмке.

Заказчик в течение 5 рабочих дней с получения акта подписывает его или направляет мотивированный отказ с перечнем недостатков. Если в этот срок Заказчик не направил подписанный акт или мотивированный отказ, работа считается принятой без замечаний.

С таким условием молчание заказчика работает на вас. Через 5 рабочих дней после отправки акта работа считается принятой. Сохраните письмо, с которым вы отправили акт. В электронной почте дата отправки видна в самом письме. Если отправляли по Почте России, сохраните квитанцию и опись вложения.

Если срока приёмки в договоре нет

Отправьте акт ещё раз письмом и попросите в течение 5 рабочих дней либо подписать его, либо написать, что именно не так с работой. Продублируйте акт заказным письмом с описью вложения через Почту России. Опись — бланк, на котором почтовый работник заверяет, какие документы лежат в конверте. Так у вас будет доказательство, что акт дошёл.

Если заказчик молчит, но пользуется результатом, например опубликовал ваши тексты или запустил сайт, это тоже доказательство приёмки. Сохраните скриншоты с датами.

Если заказчик не подписывает акт и не платит, переходите к шагам из статьи что делать, если заказчик не платит.

Если бухгалтерия придирается к дате и деталям

Бывает, что бухгалтерия заказчика строго относится к дате акта: если по плану работы до 20 числа, акт нельзя выставить ни 10-го, ни 21-го, только 20-го. Уточните это на берегу. Иначе может получиться, что вы справились раньше срока и теперь ждёте даты из договора, чтобы получить деньги. Ещё бухгалтерии просят разбить акт на два по месяцам, приложить скриншоты всех экранов сайта или срочно переделать документы, потому что компания не «ООО Ромашка», а «ООО РОМАШКА». Неприятно, но быстрее переделать, чем спорить.

Если заказчик прислал замечания

Сравните замечания с заданием, которое вы получили в начале работы, будь то техническое задание, бриф или письмо. Исправьте то, что заданию не соответствует, и отправьте акт заново. Если замечания выходят за рамки задания, ответьте письменно, что эти правки в договор не входили, и предложите оценить их отдельно. Акт на уже сделанный объём при этом можно подписать сразу, а новые правки оформить отдельным актом.

Акт и чек самозанятого — разные документы

Чек подтверждает, что вы получили деньги и заплатите с них налог. Акт подтверждает, что заказчик принял работу. Поэтому даты на них часто разные. Акт заказчик подписывает, когда принимает работу, а чек вы формируете, когда приходят деньги.

Срок для чека зависит от способа оплаты. Если компания или ИП перевели деньги на ваш счёт по реквизитам, чек можно сформировать до 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты. Если деньги пришли наличными, переводом на карту или в электронный кошелёк, чек нужен в день получения. Аванс подчиняется тем же правилам, что и остальная оплата. Акт на работу, за которую пришёл аванс, вы подпишете позже, когда сдадите результат.

Сколько хранить акты

Компании хранят первичные документы не меньше пяти лет (статья 29 закона № 402-ФЗ). Самозанятым и тем, кто работает без статуса, срок хранения закон не задаёт. ИП на упрощённой системе хранят документы для налоговой тоже пять лет. Даже если вы не ИП, храните подписанные акты хотя бы три года. Столько длится общий срок исковой давности. Если заказчик вспомнит о старом проекте и заявит, что работу не получал, акт закроет вопрос.

Удобно держать акты в одной папке с договорами и раз в месяц сверять их с поступлениями. Как вести учёт доходов, описано в статье правила ведения учёта для фрилансеров.

Частые вопросы

Нужен ли акт самозанятому?

По закону нет, заказчику для учёта расходов хватает вашего чека. Но бухгалтерия компании может попросить акт по своим правилам. Кроме того, подписанный акт защищает вас, если заказчик откажется платить.

Можно ли подписать акт без печати?

Да. Печать не входит в обязательные реквизиты, компании и ИП могут работать без неё.

Чем акт выполненных работ отличается от акта об оказании услуг?

Тем, что вы сдаёте. Акт выполненных работ закрывает передачу результата, например макета или текста. Акт об оказании услуг закрывает процесс, например консультации или сопровождение рекламы.

Что делать, если заказчик не подписывает акт и молчит?

Отправьте акт письмом с просьбой подписать или прислать замечания за 5 рабочих дней и продублируйте его заказным письмом с описью. Если заказчик пользуется результатом, сохраните доказательства. Если он не платит, действуйте по шагам из статьи что делать, если заказчик не платит.

Нужен ли акт, если заказчик частное лицо?

Не обязателен. Но если проект крупный, подпись заказчика под актом поможет взыскать деньги, если он откажется платить.