Как попросить предоплату у клиента: сколько брать и что написать

Попросить предоплату у клиента проще всего в том же сообщении, где вы называете цену. Напишите сумму, долю, которую просите вперёд, и когда начнёте работу после оплаты. Обычно фрилансеры просят 30 или 50% до старта, а большой проект делят на этапы. Ниже разберём, сколько брать и что написать клиенту и в договоре. Отдельно расскажем, что делать, если клиент отказывается платить вперёд, возвращается ли предоплата, если он передумал, и как самозанятому оформить чек на аванс.

Мы — редакция editors.one, больше семи лет работаем на фрилансе. Мы пишем и редактируем тексты, готовим сценарии и курсы для компаний и почти на каждом проекте договариваемся об оплате заново. Клиент хочет сначала увидеть результат и только потом платить. Фрилансер хочет сначала убедиться, что его не кинут, и только потом что-то делать. Условия оплаты на каждом проекте — компромисс между этими желаниями.

Как вообще можно получать деньги за проект

Скорее всего, вы будете сталкиваться с одним из трёх форматов.

1. Предоплата. Клиент сначала платит, а потом вы начинаете работать. Предоплата бывает полная, когда клиент оплачивает сразу всю услугу целиком, или частичная, например 50% денег вперёд.
2. Постоплата. Вы сначала работаете, а потом клиент платит.
3. Оплата по частям. Вы делите работу на несколько этапов и последовательно получаете за них деньги, до этапа или после.

Какой формат выбрать, зависит от клиента. Крупные компании чаще платят после работы, иногда через месяц-два после акта. Если хотите получать хорошие проекты от крупных компаний, привыкайте к слову «постоплата». А если работаете с частными клиентами и небольшим бизнесом, не бойтесь настаивать на оплате вперёд.

Сколько брать предоплаты

Вот что мы видим на практике.

На больших проектах мы всегда делим оплату на этапы. Договоритесь о конкретных этапах, то есть о том, сколько и после какой части работы вы получаете деньги. Плохо, если договорённость звучит так: «Ну, там 50 тысяч в начале и ещё по частям по мере работ, как будем к концу продвигаться». Хорошо, если так:

50 000 ₽ — аванс в начале проекта. Следующие 50 000 ₽ — когда подготовим прототип. Ещё 50 000 ₽ — когда утвердим визуальный стиль. Последние 50 000 ₽ — когда передадим макеты в разработку.

Мы однажды разделили оплату по крупному проекту на три части. Клиент платил половину вперёд, четверть после половины проекта и ещё четверть в самом конце. При такой схеме мы ни на одном этапе не работали в долг больше чем на четверть бюджета.

На мелких проектах можно обойтись без предоплаты, если клиент вам знаком. Предоплата затягивает старт работы, потому что клиент проводит счёт через бухгалтерию. Но если сумма для вас чувствительная, не бойтесь настаивать на авансе.

Ещё один повод просить предоплату — медленная бухгалтерия у небольшого клиента. Менеджер, который приносит задачу, может быть открытым и гибким, а бухгалтер и юрист — медленными и занудными. Это можно заметить, пока вы согласуете договор. Медленная бухгалтерия задержит деньги в любом случае, но лучше ждать их до старта работы, чем после сдачи.

Крупные компании живут по другому правилу. Они чаще работают по постоплате, и если хотите с ними работать, с этим придётся смириться. Там вас защищают подписанный договор, оплата по этапам и срок оплаты, который вы готовы выдержать. Подробнее об этом в разделе про отказ платить вперёд.

Как попросить предоплату у клиента в первом сообщении

О деньгах стоит говорить пораньше, и условия оплаты — часть этого разговора. Обсудите их до старта вместе с объёмом, ценой и сроками. Подробный список вопросов перед проектом есть в статье про вопросы клиенту перед началом работы.

Отправьте этот ответ, когда клиент описал задачу и спросил, сколько это стоит:

Здравствуйте! Лендинг с текстами и двумя кругами правок обойдётся в 60 000 ₽. Работаю так: 50% предоплаты, после неё начинаю, остальные 50% после того, как сдам готовый лендинг и вы его примете. Срок — 10 рабочих дней с даты предоплаты. Если подходит, пришлю договор и счёт на первую часть.

Предоплата в этом сообщении стоит рядом с ценой и сроком. Клиент видит условия целиком и соглашается на них одним ответом. Вы считаете срок от даты предоплаты, поэтому не начинаете работу, пока деньги не пришли.

Отправьте этот ответ, если проект большой и вы предлагаете этапы:

Предлагаю разбить проект на три этапа по 40 000 ₽. Сначала я сделаю структуру и прототип, потом дизайн главной страницы, потом остальные страницы. Каждый этап оплачивается до начала работы над ним. Так вы видите результат каждого этапа, прежде чем оплатить следующий, а я не ухожу в большой минус, если планы у вас поменяются.

Отправьте этот ответ, если с клиентом уже договорились устно, а про оплату не говорили:

Ещё про оплату. Я работаю по предоплате 50%, остальное после сдачи. Выставлю счёт на 30 000 ₽ сегодня, начну работу, как только он будет оплачен.

Всё, о чём договорились, зафиксируйте на бумаге или хотя бы в переписке. Договорённости по телефону легко сыграют против вас.

Как записать предоплату в договоре

Пропишите в договоре, в какой пропорции вы получаете деньги: всё авансом, 50 на 50, всё в конце или как-то ещё. Для каждого платежа нужно указать срок и основание, то есть какое событие запускает платёж и сколько у клиента есть времени, чтобы заплатить. Для аванса основанием обычно служит счёт, который вы выставляете в день подписания договора, или сам подписанный договор. Срок обычно 5, 10 или 15 рабочих или календарных дней.

Например, фраза «Оплата в течение пяти рабочих дней после подписания договора на основании счёта, выставленного исполнителем» значит, что в день подписания договора вы отправляете клиенту счёт, а он оплачивает его в течение рабочей недели. Поставьте в договоре дату подписания и считайте срок оплаты от неё. Всегда пишите, какие дни имеются в виду, например «в течение 5 рабочих дней с даты подписания договора». Если договор подписан во вторник, 6 октября, последний день для оплаты аванса — вторник, 13 октября. Если в договоре написано просто «5 дней», заказчик может считать календарные, а вы рабочие.

Добавьте в договор два условия, которые защищают вас при задержке аванса.

1. Вы начинаете работу после поступления предоплаты.
2. Если заказчик задерживает предоплату, срок работы сдвигается на время задержки.

Полный образец договора с этими пунктами есть в статье договор с фрилансером. На каждый платёж, включая аванс, выставляйте отдельный счёт. Компании и ИП платят по счёту. Без него бухгалтерия обычно не проводит платёж. Как оформить счёт, если вы самозанятый, мы разобрали в статье как выставить счёт самозанятому.

Что делать, если клиент отказывается платить вперёд

Сначала поймите, почему клиент отказывается. Крупная компания часто работает только по постоплате. Частный клиент или небольшой бизнес чаще отказывается, потому что боится, что вы пропадёте с деньгами. Это вполне нормальное опасение, его можно снять.

Если клиент боится за деньги, уменьшите первый платёж. Предложите этапы, где первый этап короткий и недорогой. Клиент увидит результат быстро и заплатит дальше спокойнее. Можно предложить 30% вместо 50%. Если клиент вместо этого просит снизить цену, пригодятся ответы из статьи как отказать клиенту в скидке.

Если клиент — крупная компания, которая работает только по постоплате, защищайтесь договором и начинайте работу только после его подписания. Мы не начинаем без договора, если не знакомы с заказчиком, а это крупная компания или большое агентство. Подписание договора может растянуться на месяцы. Если работа к этому времени уже сделана, ускорять его никто не будет. Перед подписанием проверьте в договоре три вещи.

1. Срок оплаты. Если там написано «в течение 60 дней после подписания акта», деньги придут через два месяца. Клиент будет вправе столько ждать, поэтому соглашайтесь, только если готовы.
2. Этапы. Попросите разбить оплату на этапы с актом на каждый, чтобы клиент платил за каждую сданную часть работы.
3. Момент перехода прав, о нём ниже.

Как работать с такими заказчиками, мы рассказали в статье как фрилансеру работать с крупными клиентами.

Ещё один способ защититься без предоплаты — передавать права на работу клиенту только после полной оплаты. Закон разрешает сторонам самим выбрать этот момент (пункт 4 статьи 1234 ГК РФ). Тогда клиент не может законно использовать вашу работу, пока не заплатит. Например, запишите в договоре: «Исключительные права на результат услуг переходят к заказчику в день полной оплаты».

Отправьте этот ответ, если клиент не готов платить вперёд, а вы готовы уступить:

Понимаю. Давайте тогда начнём с небольшого этапа за 10 000 ₽, это структура и черновик первого раздела. Пришлю их через три дня, вы посмотрите и оплатите. Дальше работаем по предоплате за каждый следующий раздел.

Если клиент отказывается от любых вариантов, а сумма для вас большая, лучше отказаться от проекта. Если вы почти не знаете клиента, а первые сообщения насторожили, сверьтесь со статьёй о том, с кем не стоит работать фрилансеру. Если вам не хочется браться за проект, но отказывать прямо неловко, можно назвать высокую цену и полную предоплату. Будьте готовы, что клиент согласится. Однажды мы не хотели браться за тексты для Дзена и сказали производителю техники, что возьмём вдвое дороже и только по полной предоплате. Производитель согласился и отправил деньги, так что нам пришлось взяться за работу.

Возвращается ли предоплата за услуги, если клиент передумал

Да, но не вся. Фрилансеры чаще всего работают по договору возмездного оказания услуг. По статье 782 ГК РФ заказчик вправе отказаться от такого договора, если оплатит исполнителю фактически понесённые расходы. Высший арбитражный суд в определении от 19.03.2007 № 2257/07 разъяснил, что заказчик может отказаться в любое время до начала работы и в процессе. После того как услуга оказана полностью, отказаться уже нельзя. За то, что вы уже сделали до отказа, заказчик тоже платит. По статье 781 ГК РФ заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги. Остаток аванса нужно вернуть. Если после расторжения договора у вас остались деньги, за которые вы ничего не сделали, к ним применяются правила о неосновательном обогащении (пункт 4 статьи 453 ГК РФ).

Посчитаем на примере. Клиент заплатил 30 000 ₽ аванса за лендинг стоимостью 60 000 ₽. Вы сделали структуру и прототип. Это первый этап из трёх, по смете он стоит 20 000 ₽. Потом клиент передумал. Вы оставляете себе 20 000 ₽ за сделанное и возвращаете 10 000 ₽. Если вы заплатили, например, за шрифт или стоковые фото для этого проекта, эти расходы тоже можно удержать.

Оставить себе часть аванса получится, только если вы докажете, что сделали работу, полезную клиенту. В одном деле исполнитель не смог удержать аванс за свои расходы, потому что суды решили, что подготовленная им документация не имела ценности для заказчика. Верховный суд не стал пересматривать это решение (определение от 17.01.2022 № 304-ЭС21-25733). Поэтому делите работу на этапы, у каждого из которых есть законченный результат, например прототип или готовый раздел. Подписывайте акт на каждый этап или хотя бы получайте от клиента письменное «принято». Тогда в споре вы покажете, за какой полезный результат оставили деньги.

Если отказываетесь вы сами, правило строже. По пункту 2 статьи 782 ГК РФ исполнитель может отказаться от договора, только если полностью возместит заказчику убытки. Неотработанный аванс в этом случае придётся вернуть. Убытками может оказаться, например, разница в цене, если клиенту пришлось срочно искать другого исполнителя дороже.

Если клиент — частное лицо, а вы работаете как ИП, у него есть ещё и статья 32 Закона о защите прав потребителей. Она даёт то же право отказаться от договора в любое время, оплатив исполнителю фактические расходы. Если вы работаете без ИП и этот закон к вашей работе не применяют, у клиента всё равно остаётся право отказаться по статье 782 ГК РФ.

Пока работа не сдана, аванс ещё не совсем ваши деньги. Клиент в любой момент может отказаться от работы и потребовать вернуть ту часть аванса, которую вы не отработали. Поэтому не тратьте аванс так, будто уже его заработали. Подробнее о том, как считать такие деньги, мы писали в статье про финансовую подушку фрилансера.

Чек самозанятого на аванс

Самозанятый платит налог с полученных денег, поэтому на аванс нужен чек в приложении «Мой налог», так же как на окончательный платёж. Сроки по закону о налоге на профессиональный доход (часть 3 статьи 14) такие.

1. Если клиент заплатил наличными, переводом на карту или через систему быстрых платежей, сформируйте чек в момент оплаты и передайте его клиенту.
2. Если компания или ИП перевели деньги на ваш счёт по реквизитам, сформируйте чек не позднее 9-го числа следующего месяца.

В названии услуги в чеке укажите, за что пришёл аванс, например «Предоплата 50% за лендинг с текстами по договору № 12». Когда клиент заплатит вторую часть, сформируйте второй чек на эту сумму.

Если аванс пришлось вернуть целиком, аннулируйте чек в «Мой налог» и выберите причину «Возврат средств». Закон разрешает корректировать переданные сведения при возврате денег (часть 4 статьи 8), а доход уменьшается за тот месяц, в котором вы получили аванс (часть 3 статьи 8). Если вы вернули только часть аванса, аннулируйте старый чек и сформируйте новый на сумму, которая осталась у вас. Аннулировать чек можно, только если вы вернули деньги или ошиблись в чеке.

Частые вопросы

Сколько брать предоплаты на фрилансе?

Обычно 30 или 50% до начала работы, остальное после сдачи. На большом проекте, где бюджет вдвое больше вашего месячного дохода и выше, оплату лучше делить на этапы. Полную предоплату соглашаются вносить редко, обычно если исполнитель очень востребован.

Как вежливо попросить предоплату?

Назовите её в том же сообщении, что и цену. Напишите сумму, долю вперёд и срок, который начнётся после оплаты. Например: «Работаю так: 50% предоплаты, после неё начинаю, остальные 50% после сдачи». Так предоплата выглядит обычным условием работы, а не отдельной просьбой.

Возвращается ли предоплата, если клиент отказался от услуги?

Возвращается за вычетом стоимости того, что вы уже сделали, и расходов, которые вы понесли. Это следует из статьи 782 ГК РФ. Сделанную работу и расходы нужно подтвердить, поэтому лучше сдавать работу этапами и подписывать акты.

Можно ли не возвращать аванс, если я уже начал работу?

Можно оставить себе ту часть, которая покрывает уже сделанную работу и фактические расходы. Остальное нужно вернуть клиенту. Если отказываетесь от работы вы сами, придётся вернуть аванс за несделанную работу и возместить клиенту убытки.

Нужен ли самозанятому чек на предоплату?

Нужен. Чек формируется на любые полученные деньги, включая аванс. Если клиент платит на карту, чек нужен в момент оплаты, если компания переводит деньги на счёт по реквизитам, то не позднее 9-го числа следующего месяца.