Как выставить счёт самозанятому: через «Мой налог» и вручную, образец

Самозанятый может выставить счёт прямо в приложении «Мой налог». Нажмите «Новая продажа», впишите услугу и стоимость, выберите «Юрлицу или ИП», введите ИНН заказчика и нажмите «Выдать счёт». Приложение подставит ваши банковские реквизиты, которые вы один раз указали в разделе «Платежи». Готовый счёт можно отправить заказчику ссылкой или файлом PDF. Если бухгалтерии заказчика нужна своя форма, счёт можно составить вручную в любом редакторе, образец ниже. Когда деньги придут, сформируйте по счёту чек. Налоговая считает налог только по чекам.

Мы — редакция editors.one, больше семи лет работаем на фрилансе: пишем и редактируем тексты, готовим сценарии и курсы для компаний. Ниже расскажем, зачем самозанятому счёт, если у него есть чек, чем счёт отличается от чека и акта, как выставить счёт в «Моём налоге» и вручную, когда его отправлять и что проверить, чтобы бухгалтерия заказчика не вернула его на переделку.

Зачем самозанятому счёт

ФНС в ответах на вопросы самозанятых пишет, что самозанятый может выставлять счета в приложении «Мой налог», но закон его к этому не обязывает. Для налога достаточно чека.

На практике юридические лица и ИП оплачивают услуги по счёту. Счёт сообщает заказчику, какую сумму, за какие услуги и по каким реквизитам нужно заплатить. Решение о работе принимает менеджер, с которым вы договаривались, но платёж фактически отправляет бухгалтер, особенно если компания крупная. Пока у бухгалтера нет нужных документов, денег вы не увидите, даже если всё уже сделали и сделали хорошо. Поэтому с компаниями мы почти всегда работаем по схеме «договор, счёт, акт».

Частному клиенту счёт обычно не нужен. Человек переводит деньги на карту или по номеру телефона, а вы в тот же день выдаёте ему чек.

Счёт, чек и акт: в чём разница

Эти три документа путают, потому что во всех трёх стоит одна и та же сумма. Но каждый подтверждает своё.

Счёт не подтверждает ни работу, ни оплату. Счёт — это просьба заплатить, налоговая по нему ничего не начисляет. Акт готовите вы, а подписывают обе стороны. По закону компании для учёта расходов хватает чека самозанятого, но бухгалтерия по своим правилам может попросить и акт. Как его составить и что делать, если заказчик не подписывает, мы разобрали в статье про акт выполненных работ.

При постоплате порядок такой. Вы договорились о задаче и подписали договор, сделали работу, отправили заказчику акт вместе со счётом, получили деньги, сформировали чек. Если работаете по предоплате, счёт идёт первым, сразу после договора. Правило простое: на каждый платёж, о котором вы договорились, нужен свой счёт. Если заказчик платит аванс и остаток, счетов будет два.

Как выставить счёт в «Мой налог»

Счёт можно выставить в мобильном приложении «Мой налог» и в его веб-версии на сайте ФНС. Названия кнопок ниже взяты из инструкций к приложению. Если в вашей версии кнопка называется чуть иначе, ищите по смыслу.

Один раз: укажите, куда получать деньги

Откройте раздел «Прочее», затем «Платежи», и найдите настройку «Получение средств». Есть два способа.

1. По номеру расчётного счёта. Впишите БИК банка (9 цифр) и номер счёта (20 цифр). Номер счёта не равен номеру карты, его можно найти в банковском приложении в реквизитах карты или счёта. Если вы ИП на налоге для самозанятых, укажите счёт ИП.
2. По номеру телефона. Тогда заказчик сможет заплатить через Систему быстрых платежей.

Для работы с компаниями выбирайте первый способ: компании платят по реквизитам счёта. Заполнить можно оба способа сразу.

Создайте счёт

1. На главном экране нажмите «Новая продажа».
2. Впишите название услуги. Если есть договор, добавьте его номер и дату: «Дизайн макета главной страницы сайта по договору № 7 от 1 октября 2026 г.». Если услуг несколько, добавьте строки кнопкой «Добавить».
3. Впишите стоимость.
4. Выберите «Юрлицу или ИП» и введите ИНН заказчика. Приложение само найдёт название компании или ФИО предпринимателя. Сверьте их с договором.
5. Проверьте всё ещё раз и нажмите «Выдать счёт».

Название услуги пишите так же, как в договоре. Бухгалтерия сверяет счёт с договором и актом. Если формулировки расходятся, бухгалтер вернёт счёт на переделку.

Отправьте счёт заказчику

Все выставленные счета приложение собирает во вкладке «Счета» и группирует по месяцам. Если вкладки не видно на главном экране, найдите список выставленных счетов в меню приложения: в разных версиях он расположен по-разному.

Откройте во вкладке «Счета» нужный счёт, нажмите кнопку с тремя точками и выберите «Отправить ссылку на счёт». Ссылку можно переслать в почту или мессенджер. Ещё счёт можно сохранить в PDF и приложить к письму.

Изменить выставленный счёт нельзя. Если ошиблись в сумме или названии услуги, откройте вкладку «Счета», выберите неверный счёт, нажмите кнопку с тремя точками и аннулируйте или удалите его. Потом выставьте новый счёт через «Новая продажа» и отправьте заказчику его, а не старый.

Когда пришли деньги, создайте чек

Откройте вкладку «Счета», выберите оплаченный счёт, нажмите кнопку с тремя точками и выберите «Создать чек». Укажите дату, когда деньги пришли на счёт, а не дату, когда вы выставили счёт. Приложение переведёт счёт в статус «Счёт оплачен» и включит сумму в ваш доход. Чек отправьте заказчику той же ссылкой или файлом.

Пока счёт не оплачен, налог с него не начисляется. Если заказчик так и не заплатил, налога с этой суммы тоже не будет.

Как выставить счёт вручную

Счёт из «Моего налога» подходит почти всем. Составить счёт вручную стоит, если бухгалтерия заказчика прислала свою форму или просит счёт с полными реквизитами банка и сроком оплаты. Ещё ручной счёт удобен, если вы храните счета и акты у себя в одном формате.

У счёта нет обязательной формы, поэтому заранее неизвестно, какая устроит заказчика. Бухгалтерия может попросить поменять порядок сторон, последовательность строчек в реквизитах и даже оформление документа. На оплату это не влияет, но спорить дольше, чем переделать. Проще всего спросить у бухгалтерии, нужна ли им своя форма, до того как отправлять счёт.

Что указать в счёте:

1. Номер и дату счёта. Нумеруйте счета по порядку, так их легче найти, когда бухгалтерия спросит про оплату.
2. Получателя денег: ваши ФИО, ИНН и пометку, что вы плательщик налога на профессиональный доход.
3. Реквизиты для оплаты: название банка, БИК, корреспондентский счёт банка и номер вашего счёта. Всё это есть в банковском приложении, в реквизитах вашего счёта или карты.
4. Плательщика: название компании, ИНН и КПП. Если заказчик ИП, укажите «Индивидуальный предприниматель» и ФИО, КПП у ИП нет.
5. Основание: номер и дату договора. Если договора нет, напишите, по какой договорённости вы работали, например «по заявке от 1 октября 2026 г.».
6. Услуги: название, количество, цену и сумму по каждой строке.
7. Итог и пометку «Без НДС». Самозанятые не платят НДС.
8. Срок оплаты, если он есть в договоре.

Образец счёта самозанятого

Ниже счёт самозанятого, который сделал для компании дизайн сайта. Квадратные скобки замените своими данными.

СЧЁТ НА ОПЛАТУ № [12] от [15 октября 2026 г.]

Без НДС: исполнитель применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход».

Оплатить до [22 октября 2026 г.]. В назначении платежа укажите: «Оплата по счёту № [12] от [15.10.2026] по договору № [7] от [01.10.2026], без НДС».

Исполнитель: [Иванова А. С.] / [подпись]

Строки услуг в счёте повторяют строки в акте. Если по договору каждый этап оплачивается отдельно, выставляйте счёт на каждый этап и называйте его в счёте так же, как в договоре. Заказчик скопирует назначение платежа в платёжное поручение. Когда деньги придут, вы сразу поймёте, какой счёт оплачен и на что формировать чек.

Когда выставлять счёт

Срок зависит от того, как вы договорились об оплате. Чаще всего на фрилансе встречаются три варианта.

1. Предоплата. Вам сначала платят, потом вы начинаете работать. Счёт отправляйте в день подписания договора.
2. Постоплата. Вы сначала работаете, потом вам платят. Счёт отправляйте вместе с актом, когда сдаёте работу.
3. Оплата по частям. Вы делите работу на этапы и получаете деньги за каждый, до этапа или после. Счёт отправляйте на каждую часть.

Удобно, если в договоре прямо написано, что служит основанием для оплаты и сколько у заказчика времени. Например, фраза «Оплата в течение пяти рабочих дней после подписания договора на основании счёта, выставленного исполнителем» значит, что заказчик платит по вашему счёту и у него на это пять рабочих дней с подписания договора. Поэтому отправьте счёт в день подписания, чтобы не тратить эти дни. Как договориться о предоплате и сколько просить, рассказываем в статье о том, как попросить предоплату у клиента. Нужные пункты договора собраны в шаблоне договора фрилансера.

Сколько платежей, столько и счетов. Хотите меньше документов, договоритесь, что заказчик оплатит два этапа одним платежом. Мы в 2021 году выставили 98 счетов, по 5 минут на каждый — около 8 часов в год. Постоянному заказчику можно предложить ретейнер, то есть фиксированную плату в начале месяца. Тогда счёт будет один в месяц.

Что проверить перед отправкой

Бухгалтерия может вернуть счёт из-за мелочи. Клиенты просят разбить счёт на два по месяцам, переделать документы из-за новых реквизитов или потому, что компания не «ООО Ромашка», а «ООО РОМАШКА». Такие правки занимают несколько минут, поэтому переделать быстрее, чем спорить. Перед отправкой сверьте:

1. Название и ИНН заказчика с договором, вплоть до кавычек и регистра.
2. Номер и дату договора.
3. Название услуг и суммы с актом.
4. Номер вашего счёта и БИК с банковским приложением.
5. Сумму итога с договором или этапом.

Если у вас и заказчика счёт в одном банке, деньги дойдут быстро. Если банки разные, закладывайте до трёх рабочих дней. У нас деньги между разными банками обычно приходили в течение суток, самая долгая задержка была около двух суток. Если клиент говорит, что заплатил, а денег нет, попросите платёжное поручение. Это бумага из банка клиента, где сказано, сколько и кому он перевёл. Если срок оплаты прошёл, а заказчик молчит, начните со спокойного напоминания. Что делать дальше, мы разобрали в статье о том, что делать, если заказчик не платит.

Чек после оплаты: сроки и штраф

Чек нужно сформировать на любые полученные деньги, в том числе на аванс. Срок зависит от способа оплаты.

1. Компания или ИП перевели деньги на ваш счёт по реквизитам. Чек можно сформировать до 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты.
2. Деньги пришли наличными, переводом на карту или в электронный кошелёк. Чек нужен в момент оплаты.

Если заказчик — компания или ИП, в чеке обязательно должен стоять его ИНН. Если вы выставляли счёт вручную, создайте чек с главного экрана. Нажмите «Новая продажа», впишите услугу и сумму, выберите «Юрлицу или ИП», введите ИНН заказчика и нажмите «Выдать чек». Кнопку «Выдать счёт» на этом экране не нажимайте, она создаст счёт, а не чек.

За чек, который не сформировали вовремя, налоговая штрафует на 20% от суммы оплаты. За повторное нарушение в течение шести месяцев штраф составит 100% суммы. С каждого чека налоговая начислит налог: 4%, если платил частный клиент, и 6%, если компания или ИП. Что ещё поменялось для самозанятых за этот год, мы собрали в статье о самозанятых в 2026 году.

Частые вопросы

Обязан ли самозанятый выставлять счёт?

Нет. Закон о налоге на профессиональный доход такой обязанности не устанавливает, для налога нужен только чек. Но компании и ИП обычно платят по счёту, поэтому без него оплата может задержаться в бухгалтерии.

Как выставить счёт в «Мой налог» юрлицу?

Нажмите «Новая продажа», впишите услугу и стоимость, выберите «Юрлицу или ИП», введите ИНН заказчика и нажмите «Выдать счёт». Перед первым счётом укажите в разделе «Платежи» номер вашего расчётного счёта и БИК банка, чтобы они попали в счёт.

Можно ли исправить выставленный счёт?

Нет, выставленный счёт в «Моём налоге» изменить нельзя. Аннулируйте или удалите его во вкладке «Счета» и выставьте новый с правильными данными.

Счёт заменяет чек?

Нет. Счёт просит заказчика заплатить, а чек подтверждает, что деньги пришли. Налог начисляется только по чекам, поэтому после оплаты счёта чек нужно сформировать отдельно.

Нужен ли счёт, если клиент — частное лицо?

Обычно нет. Частный клиент переводит деньги на карту или по номеру телефона, а вы в момент оплаты формируете чек и отправляете ему.